Salah satu upaya dalam mewujudkan ekosistem digital disekolah adalah menggunakan bank data yang dikemas secara mudah akses dalam microsite. Seperti diketahui bahwa ditiap sekolah terdapat Tenaga Administrasi Sekolah yang mengurusi seluruh keperluan administrasi dan pengarsipan berkas. Baik itu data kepegawaian, data kesiswaan hingga penilaian dan dokumentasi kegiatan sekolah. Selain untuk memudahkan dalam pencarian ketika dibutuhkan hal ini juga bermanfaat untuk akreditasi sekolah.
Tumpukan berkas di kantor merupakan pemandangan yang umum ditemui dibanyak sekolah. Manajemen arsip yang berantakan seringkali menunda dan menghambat pekerjaan sebagian guru. Sebagai bagian dari ekosistem sekolah hal ini berimbas kepada warga sekolah pada umumya dan siswa pada khususnya. Saat siswa membutuhkan rekap nilai, data ijazah, dan lainnya akan terhambat jika menataan berkas dan data tidak rapi dan sulit diakses. Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah menyimpan seluruh data secara digital.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengumpulkan dan memilah berkas menjadi kelompok data. Kelompok data terbagi menjadi Kepegawaian, Kesiswaan dan Kurikulum (penilaian). Kelompok Kepegawaian berisi seluruh data guru dari SK, Berkala, Surat Tugas, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, dan data kepegawaian lainnya. Untuk Kesiswaan berisi foto siswa, foto kegiatan siswa, daftar absen kelas, data siswa (alamat, data orang tua, Ijazah) dan data sejenis lainnya. Sedangkan untuk Kurikulum atau penilaian berisi perangkat mengajar guru, leger siswa, dokumen supervisi, backup rapot siswa.
Seluruh berkas hardcopy diubah kebentuk softcopy untuk diunggah ke drive bersama. Dalam Drive dibuat folder sesuai kelompok data. Masing-masing folder kemudian disalin linknya dan dimasukkan dalam microsite. Pemilihan microblog karena mudah dalam akses dan simpel dalam penggunaan serta lebih kekinian dan familiar bagi Tenaga Administrasi Sekolah.
Untuk akses pengunjung dibatasi hanya orang-orang tertentu yang bisa mengakses seperti Tenaga Administrasi Sekolah, Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah yang bisa mengakses untuk menghindari penyalahgunaan data.
Post a Comment